Somos seres conversacionales y, a lo largo de nuestra vida, buscamos optimizar nuestra forma de comunicarnos con los demás. Como vivimos en sociedad, creamos constantemente redes comunicacionales para desarrollar las dinámicas diarias a las que estamos acostumbrados.
Todos pretendemos que nos escuchen y que comprendan lo que decimos, lo que queremos o necesitamos. Esta “danza conversacional” la vamos adquiriendo e incorporando en el transcurso de nuestra vida y tenemos esa capacidad de ir mejorando los modos a los que estamos acostumbrados luego de haber fallado varias veces, cuando las cosas no salían como queríamos o esperábamos. Tener la sensación de haber fracasado o sentir frustración, un gasto de energía innecesario o bien de tiempo invertido, son indicadores que nos llevan a elegir otros caminos para conseguir lo que queremos, de manera diferente: cambiar nuestra forma de “hacernos entender” para con los demás. Continuamente, tendemos a barajar y repartir de nuevo, a modo de nueva oportunidad, aplicamos aquellos aprendizajes obtenidos que nos lleven a hacerlo cada vez mejor, y ganamos posibilidades mediante esas experiencias que suelen ser tan enriquecedoras.
LA COMUNICACIÓN ES UN MILAGRO
Hay una expresión que dice: “¡La comunicación es un milagro!”. Es que esta es un sistema sumamente complejo y cambiante. El hecho de poder comprendernos tiene un gran valor. Pensemos en la cantidad de barreras comunicacionales con las que nos podemos encontrar en distintos momentos y personas: de índole cultural, generacional, de estratos socioeconómicos, diversas creencias y modelos mentales que todo ser humano posee.
Pero ¿qué pasaría si, a pesar de eso, buscáramos conscientemente superarnos y encontrar la forma de hacernos entender mejor? Comenzando por cuestionar nuestra forma de entablar conversaciones con otros y reflexionar sobre qué tan claros estamos siendo, por ejemplo, cuando pedimos algo que necesitamos.
Profundicemos en esta idea y pongamos la lupa sobre situaciones comunes que podemos experimentar a diario. ¿Te pasó alguna vez de solicitar una tarea a tu equipo en el trabajo y cuando viste los resultados no eran exactamente lo que habías pedido o habían conversado? Seguramente, alguna vez te hayas encontrado con una solicitud que no llega a tiempo, una entrega que no está hecha dentro de los parámetros esperados, un pedido a otra persona sobre algo particular que luego no es cumplido y ni siquiera viene con un argumento detrás sobre por qué no hizo lo que se le había encomendado.
Si ahondamos en cada uno de estos escenarios, podríamos encontrarnos con malentendidos, falta de información o aclaraciones. Lo puede prevenir tanto la persona que lleva a cabo el rol de emisor a la hora de solicitar algo como el que recibe aquel pedido, pero puede no comprender ciertos puntos de aquello que le han indicado y que, por miedo o vergüenza, no se anima a decir. Estas dinámicas no discriminan roles, se dan entre pares de manera horizontal y vertical; más allá del rol que ocupamos, no dejamos de ser personas que buscamos coordinar acciones con otros.
Retomando el punto de cómo solemos efectuar nuestros pedidos, debemos estar atentos a no caer en la trampa de ser ambiguos o hablar en términos generales. Pues cualquiera de estos dos, inclusive usándolos en conjunto, nos dificultará que los demás puedan comprendernos correctamente.
Veamos este ejemplo: Pedro, encargado de área, le hace un pedido a Juan, su más reciente colaborador: “Juan, ¿ podés transcribir todo lo que se conversó en la reunión de hoy?”. En este caso, Pedro puede suponer que su pedido fue claro; pero Juan puede estar pensando internamente: “¿Para cuándo lo necesitará? ¿En qué formato lo hago? ¿Se lo mando solo a él o a todos los que estuvieron? Cuando lo termine, ¿se lo imprimo, se lo envío por mail, a la nube?”.
Juan es nuevo en el equipo y todavía está en proceso de adaptación, se guarda sus dudas y preguntas, sin compartirlas ni siquiera con sus compañeros. Ya sea por miedo o por vergüenza, elige resolver a su modo y sigue adelante con lo que Pedro le solicitó.
A la hora de entregarlo, Pedro estuvo disconforme con el resultado: ese material se lo tenía que entregar a otro sector de la empresa, quienes iban a revisarlo en una importante reunión y necesitaban proyectarlo en formato de gráficos y tablas. Pero Juan lo había hecho en un sencillo texto en formato Word. Tal vez, si Pedro hubiese sido más claro con las especificaciones y Juan hubiese consultado las dudas que le surgían, el trabajo habría sido mejor aprovechado en aquel encuentro y no se habría perdido tanto tiempo.
Por otra parte, Pedro hizo un pedido ambiguo, escueto y carente de información relevante para quien debía hacer la tarea. No tomó en cuenta que la expectativa de lo que él tenía en su cabeza, a menos que lo compartiera explícitamente, no sería interpretada por otro.
Otra tendencia frecuente que se suma a esta lista es cuando usamos expresiones solapadas para pedir algo. Creemos que pedir sin hacerlo de manera explícita, sino simplemente dándolo a entender, es una forma efectiva. Por ejemplo: hay dos compañeras de un mismo equipo que deben entregar los informes de cierre de mes. Una ya finalizó su parte y la otra está a medio terminar. Es viernes, su horario de salida es a las 18 hs., pero, ese día, la que no culminó tiene turno médico a las 14 hs. y le comenta a su compañera: “¡Ay! No sé qué hacer, no terminé el informe y debo irme antes. No voy a llegar con la entrega y esto nos va a afectar a todos”.
Su manera de pedir ayuda es una tendencia solapada. Da a conocer su preocupación en voz alta para que sea escuchada por alguien que tiene la competencia para socorrerla. Intenta demostrar que necesita ayuda, sin pedirla explícitamente; sino dándolo a entender. Y con la intención de que el ofrecimiento surja de su contraparte.
Diferente hubiera sido si le preguntaba concretamente cómo venía con su parte del trabajo y si tenía tiempo de ayudarla con la parte que le tocaba a ella. En cualquier caso, es vital poder expresarle al otro para qué es importante aquello que se le pide. De esa forma, se genera un espacio donde pueden empatizar con la realidad del otro y ver qué tan posible y a su alcance está tenderle la mano.
ELEMENTOS DE UN PEDIDO EFECTIVO
Es clave identificar qué tan claros somos a la hora de pedirle algo a alguien, qué nivel de especificidad y detalle comparto, qué tan abierto estoy a que la otra persona sienta la confianza de poder hacer las consultas que crea necesarias antes de llevar a cabo la tarea encomendada. Para ello, resulta sustancial contemplar estos 6 elementos para concretar un “pedido efectivo”:
1- Un emisor y un receptor: alguien que pide y alguien que escucha. El o los destinatarios deben estar correctamente identificados. Imaginate una reunión en donde hay varias personas y vos decís: “Hay que dejar asentado todo lo que se conversó”. A esa frase le está faltando un sujeto. ¿Quién o quiénes serían las personas que efectivizarán esta tarea?
2- Un mensaje: donde se expresa cuál es la necesidad concreta. Aquí retomamos el ejemplo de Pedro y Juan. El mensaje sería para Juan y le solicitaría que transcriba todo lo conversado en la reunión.
3- Condiciones de satisfacción: es fundamental detallar cómo queremos que esa tarea sea hecha, qué parámetros contemplar. Evitar el contexto de obviedad donde creemos que el otro puede leer nuestros pensamientos y saber qué es lo que esperamos. Si Pedro le hubiese dicho para qué necesitaba esa transcripción, cuál era el nivel de detalle que debía incluir, qué soporte sería el adecuado para su desarrollo, tal vez el material entregado por Juan hubiese sido de mayor utilidad.
4- Competencia/capacidad: tener en cuenta si la persona a la que le voy a pedir algo es capaz de satisfacer esa necesidad, si cuenta con la competencia para hacerlo, si posee los medios. Si conocés a tu equipo, tal vez ya sepas en quiénes confiar determinadas cosas; pero en el caso de no estar seguro es sustancial que revises este punto antes de seleccionar a quién le encomendarías la tarea.
5- Tiempos/plazos: otro de los elementos que, muchas veces, suelen desestimarse, es la aclaración de la variable “tiempo”. Al indicar cuándo se lo necesita, la persona que recibe el pedido sabrá si podrá o no comprometerse con ello. Hay colaboradores muy capaces que hacen las tareas en excelencia; pero si no tienen tiempo será un boleto directo al “compromiso incumplido asegurado”. Y eso podría generar futuras controversias, tanto a nivel de la tarea concreta como a la relación entre las partes. Sin olvidar que cuando nos comprometemos a algo y no cumplimos ponemos en riesgo nuestra propia palabra.
6- Chequear: en este último punto, no solo será importante chequear si la persona comprendió lo que se le solicitó; también consultar si puede comprometerse o no con el pedido efectuado.
Abrir este espacio servirá para que se expongan las dudas que hayan surgido. Corroborar que el mensaje haya sido entendido según lo esperado, y, por último, confirmar que se cuenta con el compromiso deseado. De lo contrario, no le darías lugar a la persona a poder manifestarse, no colaborarías a la generación de un espacio de fluidez comunicacional y de confianza. Y, por otro lado, no sabrías si esa persona puede ayudarte.
Por DAIANA SOLEDAD RAMIREZ
