Por Daiana Soledad Ramírez
Hace unos años, empecé a trabajar como asistente de dirección en una reconocida fundación del área de la salud. Una de las primeras cosas que le pregunté a una compañera estaba referida a los comportamientos internos habituales, es decir, cuáles eran las conductas que eran bien vistas y qué cosas me sugería, desde su punto de vista, decir o hacer. Me miró, parecía extrañada, confundida. Era un comentario que, creo yo, le resultaba algo ambiguo y no supo bien qué responder; hasta que profundicé en el “para qué” lo preguntaba.
Obtener esa información me permitiría desarrollar mi rol teniendo en cuenta cuáles eran las tendencias actitudinales con las que estaban el resto de los colaboradores familiarizados y formaban parte de la “norma”. Entendía que, al ponerme en sintonía con esas normas, mi proceso iba a resultar más cómodo y fluido, no solo a la hora de sociabilizar, sino también para cumplir con los estándares con los que ellos venían acostumbrados.
¿QUÉ ES UN MANUAL DE INDUCCIÓN?
Se trata de una herramienta de comunicación interna que detalla información relevante sobre la organización, como su filosofía; la misión, visión, valores; las políticas que la caracteriza y el organigrama que exhibe cómo es la estructura en términos de sectores con sus respectivos responsables y los roles que desarrollan. El manual de inducción, asimismo, es sumamente útil para trabajar de manera estratégica –junto con otras– la cultura organizacional. A partir de ella, una empresa puede contar su historia, cómo nació, quiénes la fundaron y apelar a un discurso emocional, porque trata de un sueño que tuvo alguien o algunos en determinado momento.
También se puede compartir cuál es el espíritu que la caracteriza, el para qué de su ser y hacer, su propósito, los objetivos que se propone para lograr alcanzar las metas. Es el espacio donde se puede mostrar cuál es la estructura que manejan a través de los diferentes sectores; los roles y aquellas personas que tienen a cargo tales responsabilidades. Para una organización, resulta ser una carta de presentación, una bienvenida a aquellas personas que se sumarán a un ámbito colectivo para continuar con la tarea de que determinadas cosas pasen y así ir detrás de esa visión. Para aquel o aquella nueva incorporación, será un esquema y resumen concreto de cuáles serán las “reglas del juego”, ese parámetro que le servirá para comprender desde dónde ser, en relación con los valores; y desde dónde hacer, en relación con los estándares, políticas y normas que se acostumbran en esa compañía.
Claro que esa es la teoría, eso es lo esperado o, por lo menos, es lo que solemos hacer foco aquellos que trabajamos la comunicación interna de manera sistémica y estratégica. El manual de inducción no es una herramienta nueva ni propia del nuevo paradigma en el que estamos viendo cómo, cada vez más organizaciones, lo incorporan para optimizar y humanizar sus espacios. Esta herramienta es de la “escuela” anterior, y aún hoy en día hay varias empresas e instituciones que no hacen uso de ella como una ventaja comunicacional.
Los procesos no son ni lentos ni rápidos, simplemente, son procesos. Existen algunos que logran transitarlos con mayor rapidez, dinamismo e incorporar los cambios entendiendo sus ventajas y beneficios; y hay otros que los procesos les resultan más incómodos por este modelo mental del “miedo al cambio”, a lo nuevo, a lo diferente, a salir de esa zona de confort a la que están acostumbrados. Inevitablemente, eso impacta en el proceso. Cuanto más cuesten los cambios, más resistencias habrá, y esa transición generará mayor demora en comparación con otras empresas. No olvidemos la cantidad de variables que se ponen en juego acá: los estilos de liderazgos, las estructuras organizacionales, las políticas y procedimientos, entre otros.
EN DESVENTAJA
Existen empresas de diferentes índoles que no utilizan esta herramienta a la hora de incorporar colaboradores nuevos a sus equipos. Pero los procesos de adaptación suelen ser de tres meses, aproximadamente, y es indispensable que en ese tiempo se pueda compartir cuál es la cultura del lugar. ¿Por qué digo que se transforma en una desventaja? Justamente, porque si la organización no aprovecha el espacio de inducción para compartir información relevante y necesaria, ese vacío comunicacional será “rellenado” por cada persona que se vaya incorporando con sus propios estilos, costumbres, hábitos que traen de otras organizaciones y que, posiblemente, no se encuentre alineado con la cultura de esta nueva compañía, lo que genera que su identidad se vea afectada al largo plazo en caso de persistir con esa tendencia.
Aun así, las compañías son sistemas activos constituidos por seres humanos que van dándole vida a lo largo del tiempo. Lógicamente, cada una es el reflejo de las personas que interactúan dentro y fuera de ellas. Por eso es tan importante utilizar esta herramienta comunicacional para mantener ese equilibrio e impacto de interacción, donde los valores, usos y costumbres que se manifiesten sean un reflejo de la razón de ser y propósito de la organización.
Tal vez estés leyendo todo esto y pienses: “En mi trabajo tenemos un espacio de inducción, pero no le damos mayor relevancia de la que describís”. O bien: “En mi trabajo ni siquiera usan esa herramienta. La persona que se incorpora es asistida por el entorno, que le va contando en el día a día qué es lo que hacemos y cómo lo hacemos”.
IMPLEMENTACIÓN CONSCIENTE DEL PROCESO DE INDUCCIÓN
Siempre conviene tener en cuenta los estilos de personalidad y las tendencias actitudinales de las personas, por ejemplo:
Las perfeccionistas: aquellas que se caracterizan por ser responsables y comprometidas, enfocadas en el trabajo, organizadas, ordenadas, detallistas, autoexigentes, que se rigen por el “deber ser”. Esa clase de individuo encontrará en la inducción un espacio de claridad, con información general y relevante que necesita para mantener esa estructura a través de la cual suele diseñar y planificar los distintos espacios de su vida.
Las más emocionales: están atentas a las necesidades del otro, los escuchan y quieren saber cómo pueden satisfacer las propias de la mejor manera. Se caracterizan por ser empáticas, amigables, sociables, son buenas para ser nexos entre las personas. Las podemos encontrar con mayor frecuencia en atención al cliente o realizando tareas administrativas. Estos estilos de personalidad necesitan el espacio inductivo, pues encontrarán en él la información sobre “desde dónde” podrán relacionarse con los nuevos compañeros. Lograrán sentirse más cómodas en el proceso cuando tomen conocimiento sobre qué cosas son las que requieren y de qué modo podrán ofrecerse a partir de sus capacidades y dones innatos.
Las que buscan el éxito constantemente: son personas sumamente enfocadas en los objetivos y ambiciosas, competentes en lo que hacen, enérgicas, motivadoras. Aprovecharán la inducción como espacio valioso para poder comprender, por ejemplo, a través de la misión y visión de la organización, qué es lo que se necesitará hacer para que la tarea sea efectuada de manera eficiente y eficaz. Por lo general, a esta gente se la puede encontrar al frente de proyectos importantes, como referentes de área, supervisores, líderes de equipo.
Las más creativas e imaginativas: suelen ser muy empáticas y presentan habilidades conversacionales, y es la escucha una de sus fortalezas. Se las puede encontrar en proyectos donde se requiera generar nuevas ideas, compartir miradas disruptivas que generen un cambio de aire respecto de lo que en la empresa se viene haciendo. Esta clase de personalidades cuentan con la capacidad de imaginar otras formas de hacer para rediseñar y/o mejorar aquellos procesos que pueden no estar siendo del todo eficientes, como también pensar “fuera de la caja” para resolver dificultades. Tener en claro, a través de la inducción, la visión de la organización, la filosofía y los valores de esta funcionarán como mapa mental para trazar nuevas rutas en el logro de resultados diferenciales.
Las que tienen preferencias por trabajos que requieran el constante hacer con otros: son personas buenas en las labores en equipo, comprometidas y leales con los suyos. La necesidad de una estructura, organización y reglas claras resultan fundamentales para saber cómo moverse en los espacios que habitan. Sin ese orden, se sentirán perdidas e inseguras acerca de las decisiones que deberán tomar, sobre todo si eso implica no poder cumplir con lo que el equipo espera de ellas. El espacio inductivo para esta clase de personalidades es fundamental, pues fusiona información sumamente valiosa que las ayuda a prever posibles contingencias.
Las entusiastas y flexibles: es la gente apasionada y optimista en los equipos de trabajo. Tienen facilidad para generar vínculos conversacionales y relacionales con los diferentes sectores que conforman la organización. Por otro lado, suelen ser dispersas y desmedidas. La información que le puedan brindar a través de la inducción funcionará como un esquema que tenderá a ordenarlas y a ponerles ciertos límites. Lograr conectar a esta clase de personalidades con el propósito de la organización será de utilidad para ayudarlas a equilibrar su exceso de energía. Podrán, desde su ser curioso y activo, pretender hacer muchas tareas en simultáneo, pero si no logran enfocarse sobre qué es lo que necesita la compañía de sus capacidades, tenderán a usar su tiempo de manera ineficaz.
Reconocer estas tendencias en los aspirantes a los puestos laborales será de gran ayuda para saber desde dónde la persona que se encargue del proceso de inducción generará el contexto adecuado para compartir lo que será la antesala de una nueva etapa en la vida de quien desarrollará determinado rol.
EL PROCESO DE INDUCCIÓN APLICADO
Es fundamental considerar que quien será el responsable de llevar adelante este proceso sea alguien que conozca de manera integral la información que se detalla en el manual. Una persona cálida y amable, que destaque la importancia de ese espacio de bienvenida. Que tenga disponible una escucha empática, que logre articular la información que presente con recursos visuales, emotivos, didácticos y creativos, teniendo en cuenta los diferentes estilos de personalidad. Algunos; más emocionales; otros, más reflexivos y mentales; y otros tantos que tienen tendencias a la acción concreta. La estrategia será diseñar una presentación donde se consideren los diferentes estilos y cómo inspirar a cada uno de ellos.
Y eso sí: nunca habrá que olvidar la importancia que tiene y el impacto que genera poder hacer uso de esta clase de herramientas de comunicación para seguir transmitiendo el propósito y los valores que caracterizan a las organizaciones, para hacer de ellas espacios más humanos y conscientes.
