Hablar de trabajo en equipo y equipos de trabajo siempre es un gran desafío para no caer en lugares comunes. El trabajo en equipo ha estado presente a lo largo de la historia de las civilizaciones, y cuando se conducen personas hay que ser especialistas en personas, saber liderar desde el conocimiento técnico, la personalidad accesible y los comportamientos que avalan la coherencia entre lo que se dice y lo que se hace. ¡Somos el ejemplo a seguir!
Si pensamos en la construcción de las pirámides en Egipto, es inimaginable que se hayan logrado sin el uso de la fuerza, el látigo, la esclavitud y, sin dudas, a costa de miles de vidas humanas. Hoy es impensado liderar desde el “látigo”.
Miles de artículos y numerosa bibliografía nos brindan diferentes análisis, enfoques y conclusiones sobre cómo construir equipos de trabajo, sin embargo, estos se complejizan cuando se trata de nuestra industria de la construcción.
En un sitio de construcción típico encontramos muchos y diferentes oficios, prioridades conflictivas y plazos límite que ejercen una presión única. A esto se le suma que debemos lograr no solo que sea un lugar eficiente sino muy seguro para todos.
El trabajo en equipo se inicia con una planificación previa, organización al extremo y la coordinación entre el equipo técnico y el equipo de obra, pero los verdaderos pilares de un equipo de trabajo son la confianza y la credibilidad. Por esto, el insumo transversal es la comunicación. Establecer expectativas claras nos guía a todos para trabajar hacia la meta común de un proyecto construido de manera segura y con éxito.
Por todo esto toma una tremenda importancia jerarquizar el proceso de selección del personal teniendo en cuenta habilidades, conocimientos y experiencia, pero no menos importante la capacidad de adaptación, vocación de servicio, cooperación, proactividad, entre otras.
Si bien siempre nos enfrentamos a limitaciones, como las relacionadas con el tiempo y el control de costos. Es esencial seleccionar un grupo en función de lo que puede ofrecer para llevar a cabo una contribución técnica de forma eficiente y rentable.
Ya sabemos que los miembros del equipo serán muy diferentes, ya que todos y cada uno presentan características culturales únicas, cualidades personales singulares, que determinan su forma de pensar, actuar y de comportarse con otros miembros y un historial laboral o profesional particulares que es el que determinará su rol y las responsabilidades a asumir en comparación con el resto de sus compañeros
Es importante que los trabajadores en el sitio de trabajo sepan:
- Las prioridades del proyecto en términos de seguridad, trabajo en equipo y calidad.
- Las funciones y responsabilidades de cada persona para que los trabajadores puedan identificar sus recursos y líneas funcionales y de dependencia.
- La ubicación de los equipos de emergencia y tener la capacidad de operarlos.
- Que todos pueden expresar su opinión, expresarse y hacer sugerencias para mejorar el sitio de trabajo, los equipos o los procesos.
- Que pueden participar en capacitación de seguridad, inspeccionar el sitio, e identificar riesgos, corregir inmediatamente los peligros cuando es seguro hacerlo y poner fuera de servicio las herramientas y equipos defectuosos.
- Que deben fomentar un sentimiento de intercambio y aprendizaje para mejorar el equipo y el producto del trabajo.
Como líder de un equipo de trabajo debes poder convocar a un “tiempo fuera”, no sólo para fines de seguridad cuando sea necesario sino (y tan importante) para fortalecer relaciones interpersonales compartiendo un desayuno o almuerzo.
Es importante que los líderes de equipos asuman el rol de garantes de los resultados, conociendo que las tareas complejas en los trabajos de construcción se simplifican cuando las personas trabajan conscientes de que deben velar por el bien común, pedir ayuda en vez de tomar atajos, riesgos innecesarios o simplemente “salir del paso”, ofrecer ayuda cuando más manos o un mejor método puedan lograr que el trabajo sea más seguro y cosas tan obvias como mantener buen orden y limpieza en todo momento, incluso cuando se trate del desorden de alguien más, limpiar el sitio de trabajo y colocar equipos y suministros para el éxito del turno siguiente, etc.
Todos los días se presentan diferentes circunstancias debido a la falta de comunicación y que atentan contra la eficiencia en una obra, a saber:
- Que los trabajadores no estén desempeñando aquellas tareas donde son más productivos: esto sucede cuando los líderes no tienen conocimiento de las habilidades de cada persona que conforma sus equipos
- Que no se hayan comunicado claramente las responsabilidades a cada trabajador y no sepa a quien tiene que acudir en caso de duda.
- Modificación de planos por parte de la oficina técnica que no fue comunicada a la obra en tiempo y forma.
- Demora en la entrega de materiales, faltante o sobra de los mismos: esto puede ocasionar que el equipo de obra esté sin actividades durante varios días y, por lo tanto, se demoren los tiempos de finalización de obra.
- Y por último, falta de control. Sin una buena comunicación entre las áreas se dificulta tener un control sobre el avance de la obra y aparecen obstáculos para poder saber si la Dirección está siguiendo de manera correcta los planos.
En nuestra industria se hace muy visible la importancia de lograr un contexto de seguridad psicológica para poder recibir y brindar sugerencias constructivas cuando los trabajadores observen comportamientos inseguros en otros compañeros de trabajo sin sentir que están siendo “buchones” sino todo lo contrario.
Insisto en reforzar la idea de que los buenos equipos se construyen mediante el intercambio de información y el desarrollo de la confianza. Cuando cada uno de los trabajadores se compromete con los otros, se reducen las lesiones, los accidentes y se mejora la productividad y la calidad.
Resumiendo, para conducir un equipo de trabajo en la industria necesitás lograr:
Una gestión de tareas efectiva: donde cada uno de los equipos (técnico y de obra) sabrá lo que tiene que hacer y cuándo lo tiene que hacer, apoyándose unos a otros.
Una comunicación fluida que haga imposible las confusiones: pocas cosas hay más habituales que un intercambio de emails, con múltiples copias, respuestas confusas y adjuntos que no se sabe si están actualizados. O una cantidad infinita de mensajes que se traspapelaron y no llegan a las áreas que deberían estar al tanto de las novedades.
Una asignación óptima de responsabilidades: con una buena aplicación de herramientas como una matriz RACI: es una forma de identificar los roles y responsabilidades de los equipos de tu proyecto para cualquier tarea, evitando confusiones de responsabilidades. Significa lo siguiente:
Responsable: Esta persona está a cargo del trabajo de forma directa. Es realmente la persona que realiza el trabajo. Solo debe haber un responsable por tarea para que sepamos a quién acudir si tenemos preguntas o actualizaciones. Si una tarea tiene más de un responsable, esto puede hacerte perder claridad y causar confusión.
Aprobador: El aprobador está a cargo de supervisar la finalización general de la tarea. Hay dos formas de asignar el rol de aprobador. A veces, el aprobador es un líder o, incluso, el responsable del proyecto (aunque en ese caso la persona asume dos roles diferentes durante el flujo de trabajo de la tarea). En cualquier caso, este rol es el de una persona que está a cargo de aprobar el trabajo antes de que se considere finalizado. Solo debería haber un aprobador.
Consultado o consultor: Esta será la persona o personas que deben revisar y dar el visto bueno al trabajo antes de entregarlo. Puede haber varios consultados para cada tarea. Se trata de una persona con suficiente conocimiento y “expertise” como para emitir opiniones sobre el trabajo realizado por el responsable. Para identificar a la persona que realizará este rol deberíamos preguntarnos ¿quién es realmente experto en la materia? o ¿a quién o a quiénes afectará la tarea?
Informado: Esta es la persona o grupo de personas a las que se les informa en relación con el progreso y finalización del trabajo. Probablemente no estén involucradas en ningún otro aspecto de la entrega. De hecho, a estas personas no se les pedirá opinión sobre el trabajo realizado, solo necesitan una actualización de estado de la tarea.
Una coordinación y tiempos perfectos: Con una buena coordinación de equipos a través de herramientas de gestión, podrás realizar esa acción necesaria en el momento justo, sin dejar pasar ninguna oportunidad, por ejemplo, el equipo técnico podrá avisar en tiempo y forma cuál es la demora que tiene el material de trabajo, de esta manera en la obra se podrán organizar tareas acordes al tiempo que dispongan.
Un acceso a la información más actualizada: Asegurarte de tener siempre las versiones más actualizadas de todos los documentos necesarios (planos, planificación, pedidos de material) y poder acceder a esa información en cualquier momento, desde cualquier sitio trabajando en la nube.
Por Adriana Garaban (La autora es especialista en Gerenciamiento de equipos de trabajo y Coaching gerencial)
