Luego de 15 años que transcurrieron desde que elaboramos y se publicaron los primeros artículos referidos a este tema, es necesario que actualicemos, ampliemos y optimicemos protocolos, principios y conceptos, a efectos de ofrecer un asesoramiento de experticia para todos los interesados en ingresar al mundo de las licitaciones públicas o perfeccionarse en la elaboración de las ofertas.
Pudimos comprobarlo por consultas recibidas de distintas partes del mundo sobre este tema, dado que esos precursores artículos referidos a guías y protocolos para la preparación de licitaciones fueron subidos a la red y, así, pudieron ser visualizados en distintos países. De esta manera, quedó en evidencia que la normativa y las reglamentaciones de los pliegos son muy similares a nivel internacional.
Respecto de la evolución de los pliegos oficiales en nuestro país, desde aquellos años podemos decir que son casi los mismos; con algunas pequeñas mejoras en su calidad normativa. No nos referimos a los de especificaciones técnicas, que cuentan con una especificidad científica, ingenieril, que los hace correctos y de suficiencia de acuerdo con la especialidad de cada obra; sino a los pliegos de condiciones generales y particulares, que son la ley y reglamentación normativa que sientan las bases de cada proceso licitatorio.
PROTOCOLO O GUÍA ACTUALIZADA (PRINCIPIOS FUNDAMENTALES)
Incumbencias – trabajo en equipo:
Los pliegos general y particular (normativos) tienen que ser analizados por el profesional legal y/o personal administrativo, con amplia experiencia, asignado a la preparación licitatoria. Mientras que el o los profesional/es técnico/s debe/n abarcar el pliego de especificaciones técnicas y el presupuesto de la obra.
Ninguno tiene que cometer errores en su ámbito de incumbencia, ya que el error de uno de ellos afectará la oferta o presentación en su conjunto. Si los responsables del sobre de antecedentes, documentos legales, societarios, etc., fallan, el trabajo del profesional técnico ni siquiera será observado por el comitente, ya que esa oferta será desestimada por incumplimientos previos.
Hay que aclarar que, en toda licitación, existe una zona gris donde se mezclan las dos incumbencias: la normativa y la técnica; y ello exige que ambos ejecutivos actúen en contacto laboral y conceptual, respecto a la interpretación de los requisitos exigidos en cada presentación licitatoria.
Por ejemplo: se detecta una cláusula del pliego que solicita un documento técnico, como podría ser una memoria descriptiva de la obra por ejecutar. Si bien en muchas licitaciones se solicita esta elaboración, en algunos casos es un requisito complementario cuyo olvido u omisión puede subsanarse a posteriori. Pero, en algunas licitaciones, está catalogada como causal de rechazo de toda la oferta su falta de presentación inicial en los sobres de oferta.
Puede ser que el técnico no le dé la importancia legal que requiere y se olvida de tal documento, y allí es cuando debe actuar el ejecutivo legal y/o administrativo para exigir la elaboración de ese y los otros documentos que sean causales de rechazo su no presentación a la apertura de sobres. Por eso, siempre decimos que el “barrido legal” de la documentación esencial.
Lo ideal es que el profesional técnico cuente con la formación o capacidad para detectar los efectos legales y el alcance de todos los documentos que le corresponde aportar en una licitación. Si no lo hace, esa falencia debe ser cubierta y fiscalizada por el profesional legal o administrativo especializado en este rubro.
La preparación debe centrarse en el pliego de condiciones particulares:
En estos documentos licitatorios se establecen los requisitos y protocolos específicos para la elaboración de la oferta y los sobres por presentar en cada obra o servicio por cotizar. Las condiciones particulares tienen prioridad sobre los demás documentos de la licitación. Pero ello no significa que las cláusulas del pliego general sean intrascendentes.
En toda presentación hay que hacer “jugar” a los dos pliegos, tanto el particular como el general. La forma de ese juego o conjunción debe discernirse en cada caso. ¿Cuáles son las posibilidades de interacción y jerarquía entre un pliego y otro? Varias, pero la correcta interpretación que tiene que regir en una licitación y la que tiene que aplicar todo comitente público en caso de duda es la siguiente:
El pliego preponderante es el de condiciones legales particulares. A partir de sus cláusulas que especifican los requisitos a presentar se debe encolumnar todo.
Se tiene que dar prioridad al listado de requisitos indicados en el apartado que enumera los documentos a presentar en el pliego de condiciones particulares.
Pero ¿qué importancia le damos al pliego general, que casi siempre tiene cláusulas con los requisitos por cumplir e, incluso, diferencia los documentos del sobre Nº 1 y el Nº2? ¿Se deben preparar, producir y presentar todos los requisitos que aparecen en el pliego general y todos los que figuran en el pliego particular?
Nos ponemos en el lugar de empresas o equipos que están dando los primeros pasos en licitaciones y pensamos que, realmente, es complicado discernir este tema referido a aplicabilidad normativa en la elaboración de la propuesta. A decir verdad, en pocos casos hay que presentar todos los requisitos del pliego general.
Primero, conviene saber que los pliegos generales son anteriores, permanentes, rigen –como su nombre lo indica– para una generalidad de licitaciones sin distinción dentro de la actuación y convocatorias de ese mismo comitente. Por ende, se supone que cuando sale el llamado de cada nueva licitación se elabora un pliego específico.
Un análisis inicial será observar si el pliego particular indica o remite a que se deben cumplimentar los artículos-cláusulas del pliego general, además de las que establece el particular. En ese caso, tenemos dos aplicaciones para cumplir, porque sabemos que las normas y los requisitos de este último (particular) rigen sí o sí y, por otro lado, indica y hace suyas las previsiones del general.
Es posible que un pliego, tanto en la parte general como en la particular, diga que se tienen que presentar todos los requisitos completos de los dos, pero son casos muy raros. Si así fuese, ante la duda se tendría que presentar todo.
Hay varios requisitos que se repiten, que algunos del general están desactualizados por los distintos tiempos en los que fueron elaborados. Debemos estar atentos a lo que dice cada pliego, ya que, según cada comitente-licitante, pueden variar y, de hecho, eso sucede.
Lo aconsejable será cumplir a rajatabla con todos los requisitos del pliego particular y observar cualquier remisión que haga el mismo particular al pliego general para complementar requisitos que no están listados en aquel.
