Hoy en día, se llega a perder hasta un 40% del tiempo en encuentros poco productivos, de los que no se saca nada en limpio. Durante 2020 y lo que va de 2021, la “reunionitis” nos planteó un tema impostergable: cómo hacer pequeñas conversaciones virtuales que resulten verdaderamente útiles.
En estos tiempos del trabajo remoto o híbrido, la sobreabundancia de reuniones sin fundamento, con la excusa del seguimiento de temas, ha sobrecargado la agenda de CEOs, alta gerencia, directivos y equipos. Por si quedaran dudas, tener encuentros improductivos o innecesarios agota a los colaboradores. Así lo refleja un artículo del ”MIT Sloan Management Review”, donde lo llaman el “síndrome de recuperación de reuniones”; que es, ni más ni menos, que el tiempo que necesita la gente para recuperarse mental y emocionalmente después de un mal encuentro.
Y AHORA, ¿QUIÉN PODRÁ SALVARNOS?
La respuesta está en aprender a utilizar la técnica de las microrreuniones, donde en 10, 15 o 20 minutos como máximo, se han revisado, conversado y tomado las decisiones que antes llevaban 2, 3, 4 horas… y hasta jornadas completas.
Claro que en temas estratégicos que requieran otro tipo de dinámicas seguirán coexistiendo las convocatorias más extensas. En muchas empresas con las que trabajo, este formato ha pasado a ser la excepción y no la norma, y prevalecen los encuentros muy cortos y efectivos.
CÓMO FUNCIONAN LAS MICRORREUNIONES
Lo primero por considerar es si el tema amerita un encuentro o puede ser resuelto de otra forma: por ejemplo, una llamada de audio, un e-mail o compartir un documento para recibir los comentarios de los demás. Se estima que, aproximadamente, del 15% al 20% de las reuniones se podrían eliminar al implementar formas alternativas.
Una microrreunión es un encuentro del que participan exclusivamente las personas indispensables; ni siquiera las que sería deseable que estén, sino estrictamente quienes deben acudir, y todas ellas van con el foco puesto en la alta efectividad. Es decir, no hay lugar para excusas, llegadas tarde, celulares encendidos o distracciones. Su duración acotada permite ir directamente al foco de la cuestión. No existe la dispersión ni el tiempo para irse por las ramas.
¿Por dónde empezar? La sugerencia es comenzar con reuniones de 15 minutos, un tiempo más que apropiado para dar seguimiento a, por lo menos, los 4 o 5 temas prioritarios del día a razón de 3 minutos por tema, aproximadamente. Un saludo corto y al grano; nada de anécdotas café de por medio. Las situaciones especiales, los problemas de alguno del equipo y desafíos personales pueden ser abordados fuera de este espacio.
Recomiendo que haya una persona en el rol de time-keeper, quien utilizará un cronómetro para controlar el tiempo con exactitud y alertará a quien expone de cuánto tiempo le queda. La última alerta será 30 segundos antes. Parece algo muy exigente, ¡y sí lo es! Se trata de dejar de perder tiempo, que representa mucho dinero para las empresas y desgaste para las personas.
ORGANIZACIÓN
Para ponerse en marcha es esencial una organización profesional de la microrreunión. Hay que enviar la convocatoria al menos 48 horas antes solo a las personas involucradas directamente en los temas por tratar, y explicar claramente que la reunión empezará y terminará a tiempo.
En la invitación será imprescindible indicar el temario que se abordará y la dinámica que se seguirá, por ejemplo, el orden y cuánto tiempo tiene cada persona para exponer su parte. Todos los temas serán exclusivamente prioritarios; no se incluirán aspectos superfluos o de menor impacto que puedan ser delegados. La relevancia estará dada por la importancia, no por la urgencia.
Una vez finalizada, una de las personas presentes será la responsable de volcar lo decidido en un tablero de control, un programa interno o app de seguimiento, o la clásica minuta que circulará, como mucho, en las 12 horas siguientes a todo el resto.
En ese seguimiento sí se puede copiar a personas que no estuvieron presentes y que es imprescindible que se pongan al tanto. Por favor, evitar sobrecopiar por las dudas, ya que. lo que esto genera, es entorpecer el flujo de la comunicación post-microrreunión.
¿CÓMO DETERMINAR LA DURACIÓN Y FRECUENCIA?
Este aspecto depende de la cultura que tenga la empresa y de las temáticas por abordar. Lo que se pretende es hacer mucho más efectivos los encuentros. Por ejemplo, una reunión de briefing de 10 minutos será suficiente para marcar lineamientos sobre prioridades y ejecución de acciones durante el día. Incluso, hay organizaciones que las realizan de pie. Y un encuentro de 15 minutos alcanzará para revisar una propuesta de un proveedor y tomar una decisión si previamente se la ha analizado y trabajado muy bien en las áreas que correspondan. Es decir, para que funcionen es necesario que cada persona lleve a cabo en tiempo y forma, sin dilaciones, los deberes que le competen.
Otro aspecto para considerar es la frecuencia: en el formato actual de trabajo remoto, las empresas se plantean la necesidad de evitar tantas videollamadas como antes, ya que agotan a los colaboradores, cuyo umbral de atención ha bajado notablemente. Se sabe que frente a las pantallas hoy tienen flujos de atención que varían cada 2 o 3 minutos, lo que es un desafío para quien lidera el encuentro: hay que mantener a todos atentos y en la dinámica propuesta.
En las microrreuniones esto es más sencillo de lograr, porque aumenta la predisposición y colaboración para ajustarse al tiempo pautado. Ahora bien, ¿cuántas de ellas conviene hacer? Las estrictamente necesarias, sin exagerar. Hay temas para los que es inútil reunirse. Como vemos, el asunto no es solamente la duración de los encuentros, sino que se los aproveche, organicen y que sean totalmente productivos. Para lograrlo, se requiere delinear políticas claras en las empresas, entrenamiento en productividad y optimización de recursos, porque es justamente el tiempo uno de los bienes no renovables más escasos. Y, por eso, resulta tan preciado. Entonces, ¿por qué desperdiciarlo si existen formas alternativas de realizar reuniones efectivas?
(*) Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en CEOs, alta gerencia, profesionales y equipos; comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 30 libros. LinkedIn Top Voice América Latina 2019.
Por Daniel Colombo