Desde el inicio de la pandemia, los encuentros laborales fueron aumentando y generaron una mayor exposición física frente a las pantallas por la necesidad de mantener las cámaras encendidas y hasta con una mayor frecuencia de la necesaria.
Emociones como la ansiedad, la incertidumbre que generan esos espacios donde los participantes desconocen la razón por la que están siendo convocados; el aburrimiento que provocan aquellas que son meramente informativas y hasta la frustración por sentir que su punto de vista no es tenido en cuenta pueden ser algunas de las más recurrentes. Saber elegir de manera consciente cómo llevar adelante estos encuentros, ya sean virtuales o presenciales, con el objetivo de volverlos más eficientes, enfocados a los logros, generar una comunicación asertiva y el compromiso de los presentes será clave para aquella persona que facilite o lidere el espacio.
Pero no podemos intervenir en aquello que no podemos ver, por eso es fundamental tener en claro cuáles son los embudos en el proceso de las reuniones, qué acciones generan pérdidas de tiempo, resultados inconclusos que no se terminan midiendo, bajo índice de participación e interacción de los asistentes, malas interpretaciones de los temas abordados; o, mismo, dudas en los roles y responsabilidades de cara al proceso de ejecución.
LA IMPORTANCIA DE LAS REUNIONES
Hace un tiempo me debía encontrar con alguien que estaba demorado por tener una “call” pautada casi a último momento. Luego, le pregunté cómo había estado su jornada y qué tal le había ido en la reunión. Luego de revolear sus ojos hacia arriba, acompañado de un suspiro de cansancio, me respondió: “Esa reunión podría haber sido un e-mail”.
Las reuniones siguen siendo un canal de comunicación de gran utilidad y con mucho potencial, siempre que se dedique especial atención a optimizarlas en su etapa previa, durante y después de tenerlas. Claro que hay varios estilos: están las informativas, las de organización, aquellas para solucionar problemas o posibles contingencias, de seguimiento, de resultados.
Su implementación sirve para generar anuncios, proveer información relevante, desarrollar nuevas ideas y formas de hacer, compartir opiniones, sugerencias, espacios de mejoras; y optimizar procesos que impacten de manera directa en la productividad y eficiencia, definir roles, tareas, de manera clara y específica; impulsar espacios conversacionales y relacionales que promuevan la interacción entre los integrantes del mismo equipo o de diferentes sectores involucrados de manera simultánea.
Es probable que la vorágine del día a día, el apremio y la cantidad de pendientes afecten el diseño y la organización de cualquiera de los tipos de reuniones anteriormente nombradas. Lo que genera, en algunos casos, encuentros poco satisfactorios o improductivos.
COMPORTAMIENTOS QUE PERJUDICAN LA EFECTIVIDAD
Convocar sin avisar cuál será el tema principal puede provocar emociones como ansiedad, nervios o incertidumbre. Los colaboradores sabrán que tienen pautado un encuentro, pero no qué se espera de ellos; si es que disponen de algún tipo de información o dato concreto que sea relevante.
No aclarar el tiempo estimado de duración, porque participar de un encuentro donde saben a qué hora entran, pero no cuándo finaliza, los afectaría de manera directa. Asimismo, coordinar reuniones con asiduidad, sean virtuales o presenciales, termina provocando un agotamiento, no solo en el caso de quien las lleve adelante, también del resto de los participantes. Ese cansancio puede repercutir en los niveles de productividad, distorsionando, así, la idea de cuán importante será el tema para ameritar tal convocatoria y cuándo sería mejor usar algún otro canal de comunicación para lograr lo mismo.
Además, cuando los participantes no tienen en claro cuál es el objetivo principal, existirá una mayor tendencia a que rellenen ese espacio con temas que sean de su propio interés, manifestando dudas o consultas que no eran parte del objetivo principal de la reunión. En esos momentos aparece la “dispersión”, donde no solo no se trata en profundidad el tema por el que fueron convocados, sino que el resto de los integrantes serán testigos de una interacción que se verá poco reflejada en soluciones o aportes concretos para sus tareas y pendientes. En consecuencia, aparecerá la sensación de “pérdida de tiempo”.
Sumar más participantes de lo necesario provocará otra pérdida de tiempo. Entendiendo que no cuentan con información o dato de valor que pueda enriquecer el espacio. Aparte, las demoras en el inicio de las reuniones, las interrupciones provocadas por los móviles o la falta de documentación necesaria para el desarrollo son algunos de los puntos que el facilitador debe advertir para velar que sean cumplidos los compromisos.
No mostrar predisposición a escuchar ni apertura al diálogo generará que determinadas situaciones controversiales o procesos ineficientes sigan sin ser atendidos. ¿El resultado? La tendencia a mantener los “inconversables”, temas “tabúes” o espacios de mejoras sin un abordaje concreto. Además del aburrimiento que puede provocar un encuentro donde solo una persona sea la que hable todo el tiempo.
También, no llevar un registro de las conclusiones/ideas principales, lo que da lugar a que se pierdan ideas compartidas de gran valor, datos relevantes, propuestas o definición de roles y tareas para la etapa siguiente. Puede suceder, también que surjan malentendidos y olvidos que atenten de cara al proceso que se deberá llevar a cabo.
¿Te identificaste con alguna de estas tendencias? Ya sea porque seas quien lidera los espacios de reunión o porque participas de estos, pero sin ese nivel de responsabilidad, es posible que en alguna situación te hayas visto reflejado. Mejorar cambiando las acciones y rediseñando la forma en la que los equipos se articulan puede ser de gran utilidad para alcanzar los objetivos de una manera diferente.
COMPORTAMIENTOS QUE OPTIMIZAN Y ENRIQUECEN
Si se pretende generar interés y compromiso por parte de los colaboradores será fundamental la forma en la que se elija facilitar los encuentros. Comunicar la razón de la reunión, que las personas involucradas sepan el “para qué”, servirá, por un lado, para bajar los niveles de incertidumbre y ansiedad que eso puede llegar a provocar. Por el otro, la persona que concurre puede ir con alguna duda concreta que tenga al respecto; puede manifestar algún imponderable que sirva como disparador para solicitar ayuda o bien aportar un dato relevante que sume al encuentro.
Definir quiénes son esenciales y quiénes, sin necesidad de asistir, pueden mantenerse informados a partir de un resumen de lo conversado, a través de otro canal de comunicación formal con el que suelan manejarse en la organización. También, hay que saber delegar. Liderar reuniones de manera periódica y con tantos involucrados genera agotamiento y un exceso de energía que, con el tiempo, puede verse afectado de manera negativa. Delegar algunas cuestiones y apoyarse en el resto del equipo será de gran utilidad.
Y a la hora de organizar un encuentro, es importante ofrecer roles a los participantes para que ayuden a que sea más eficiente. Ejemplo: alguien que se encargue de que todos sepan cuándo se realizará la reunión, de qué se tratará y qué documentación será importante; y llevar las dudas o consultas anotadas. Otro puede encargarse de que se inicie en la hora pautada y finalice de la misma forma; y otro que tome registro de lo conversado a través de un acta oficial.
Tener todos los elementos que serán usados para llevar a cabo el encuentro resulta vital. Si es presencial y puede ser extensa, asegurarse de contar con un sector particular para el refrigerio; invitar a poner en modo avión los celulares con el fin de limitar su uso o dejarlos fuera de la reunión y solo interrumpir por cuestiones de fuerza mayor. Chequear que nadie tenga otro compromiso superpuesto que pueda generar su ausencia durante el encuentro.
Asimismo, hacer un “check list” del tema principal y los subtemas por revisar. Asignarle un tiempo a cada uno y a cada interlocutor, con el objetivo de abordarlo de manera completa y compartir información usando las 3C: “Conciso, Claro y Concreto”. De este modo, todos podrán participar y se evitarán dispersiones.
Una comunicación multidireccional también es sustancial. Cuando las reuniones no sean netamente informativas, tener una apertura en la escucha proporcionará un mejor clima laboral. No olvidar que todas las personas tienen distintas formas de ver y hacer las cosas, por lo que preguntar qué piensan, cómo lo harían, qué creen que está funcionando o qué cambiarían hará un espacio enriquecedor. Escuchar lo que el otro tiene para decir puede despertar ideas creativas y soluciones que, de otra manera, no hubiesen surgido. Además, la comunicación multidireccional promueve el fortalecimiento de los vínculos sociales, el desarrollo del potencial humano, el compromiso y el sentido de pertenencia. Si alguno de los colaboradores elige no participar de manera activa, se puede abrir un espacio de pregunta sobre su opinión al respecto o bien hacerlo en otro momento y por privado. Pero siempre mostrando interés a su punto de vista.
Es clave, asimismo, que se lleve un registro de lo más importante que se haya dicho. Ejemplo: roles, fechas de entrega, estándares de satisfacción/calidad, pendientes y toda aquella información relevante que deba quedar asentada para evitar posibles malas interpretaciones u olvidos. Otra opción es, al finalizar, enviar el archivo por e-mail y ofrecer entre 24 y 48 hs. para que los participantes lo relean y firmen la constancia de que la información es correcta, precisa y no necesita ser modificada.
¿Solés poner en práctica alguna de estas acciones? Fijate cuál de ellas creés que podés incorporar y no olvides de buscar la forma de medir qué tan útil te resultó, para hacer de tus reuniones espacios más productivos.
Por DAIANA SOLEDAD RAMÍREZ (ES LIC. RELACIONES PÚBLICAS. COACH ONTOLÓGICO PROFESIONAL – AACOP – FICOP)
