De evaluar las habilidades y conocimientos a identificar oportunidades, cada paso del proceso está cuidadosamente diseñado para ayudar a la junta directiva y a las áreas de talento a tomar decisiones informadas. Lograr un proceso fluido y profesional.
Estábamos en una reunión de coaching del equipo ejecutivo. De pronto, el CEO dijo a su mesa chica: “¿Cómo transformar una transición laboral estresante en una oportunidad emocionante?». Silencio. Nadie supo responderle en el momento. Como facilitador del proceso, los acompañé a abrir las posibilidades y a explorar un plan detallado para lograrlo.
Sobre la base de ese aprendizaje, desarrollé este “roadmap” para brindarte una guía clara y práctica para lograr una transición laboral exitosa en cualquier empresa.
POR QUÉ ES IMPORTANTE TENER UN PLAN ESTRATÉGICO
En el mundo laboral actual se habla de dos conceptos indispensables para poner en valor las carreras profesionales: “upskilling” y “reskilling”. Se diferencian en el objetivo final.
El upskilling busca que el personal adquiera nuevas competencias adecuadas al momento presente y las necesidades del trabajo. En tanto que el reskilling (reciclaje profesional) busca enfocar la adaptación de habilidades para nuevos puestos, incluso muchos que aún no se han creado, aunque se sabe de su inminente necesidad –por ejemplo, ampliar el conocimiento tecnológico de las personas para estar listos–.
Se sabe que la automatización tiene un impacto significativo en el mundo laboral. Según un informe del McKinsey Global Institute, para 2030, el 30% de las horas trabajadas a nivel mundial podrían ser automatizadas, dependiendo de la velocidad de adopción.
En este sentido, se requerirá un enfoque más proactivo para apoyar a los trabajadores en transición. Por eso, improvisar no sería algo apropiado y hacer reemplazos, ascensos e incorporaciones sin el necesario proceso podría generar más pérdidas que ganancias no solo a las empresas, sino también a la propia fuerza laboral.
UN ROADMAP CON 25 PARADAS
Las transiciones de cualquier tipo requieren de una estrategia formal previa, alineada con el plan de negocios y los objetivos de las áreas y posiciones. Este mapa de acción está desarrollado en base a 25 puntos clave para tener en cuenta. Sé que muchas veces las urgencias (o emergencias) imponen procesos un tanto improvisados. De todas formas, se puede definir un protocolo rápido y otro como el que propongo aquí.
1 Definir alcance del puesto
Antes de comenzar cualquier proceso de transición es necesario definir claramente el alcance del puesto, tanto sea una incorporación, un rediseño de equipo o un ascenso. Esto implica analizar las responsabilidades, habilidades y competencias necesarias para desempeñar el trabajo de manera efectiva. Un error por evitar es tomar como referencia las características de la persona anterior, sin revisar a conciencia lo que necesita la empresa ahora.
2 Identificar persona adecuada
Esto implica buscar a alguien que tenga las habilidades y competencias necesarias para realizar el trabajo y que encaje bien en la cultura y los valores de la empresa. Conviene evaluar su potencial, no pensarlo solo en cubrir el puesto rápidamente “y ya”.
3 Revisar antecedentes, evaluaciones de desempeño y psicotécnicos
Para asegurarse de que la persona seleccionada sea la adecuada, es recomendable revisar toda la información disponible, y realizar pruebas psicotécnicas, incluso si la persona ya está dentro de la empresa. Todos cambiamos, y esto puede ser en positivo o negativo. De allí que conviene volver a las evaluaciones, incorporando las de tipo PDA, Personal Development Analysis (análisis de desarrollo personal), otro tipo de test psicométrico, que aplica conceptos y técnicas de la psicología para medir procesos psíquicos y mentales de las personas. Esto puede ayudar a detectar posibles alertas en su historial y a evaluar su capacidad para el nuevo rol.
4 Verificar su compatibilidad con la posición
Es vital saber si en los aspectos blandos (soft skills) la persona es compatible con el puesto que ocupará. Esto implica evaluarla con relación a las responsabilidades del trabajo y asegurarse de que tenga la capacidad para desaprender, aprender y adaptarse a nuevas situaciones.
5 Mantener conversaciones confidenciales previas
Antes de anunciar cualquier cambio conviene mantener conversaciones confidenciales con las personas involucradas en la transición. Si es necesario, se debe firmar un acuerdo específico de confidencialidad de ambas partes. Esto puede ayudar a reducir la ansiedad y el estrés que surgen durante el proceso y a asegurarse de que todos estén alineados con los objetivos de la empresa, sin filtraciones ni inconvenientes.
6 Fijar las expectativas de la empresa
Desde el primer momento un aspecto esencial es setear las expectativas del lado empresarial, y escuchar también a la o las personas candidatas. El propósito es asegurarse de que todos estén trabajando hacia los mismos objetivos y que haya claridad en la trazabilidad del proceso.
7 Definir plazo máximo de decisión e implementación
Esto ayudará a que no se prolongue innecesariamente y a mantener la motivación y el compromiso de las personas involucradas.
8 Comunicar formalmente a todas las áreas necesarias
El enfoque será en una comunicación formal, clara, breve y efectiva, con espacios para despejar dudas y alcances, a cada área involucrada. Se comienza por los líderes de equipos, y estos, a sus equipos, en base a directivas claras y mensajes claves específicos. En una acción sincronizada, una vez completado lo anterior se puede realizar un anuncio interno por los canales que se utilicen, para que toda la compañía esté al tanto. Hacerlo así evitará posibles malentendidos.
9 Establecer un proceso de inducción de 3 meses para las personas en transición
Esto contribuirá a que se familiarice con las nuevas responsabilidades y a asegurarse de que tenga las habilidades y competencias necesarias para desempeñarse de manera efectiva.
10 Hacer el cronograma detallado con fechas y responsables
Para asegurarse de que el proceso de transición se haga de manera adecuada y en el plazo establecido.
11 Preparar a persona saliente para lo nuevo
Es importante preparar a la persona para su nuevo rol en la empresa, en caso de que quede en el equipo; o bien, acompañarla en su salida. Si permanecerá, podés proporcionarle información sobre sus nuevas responsabilidades y competencias, metodologías y procesos, para que se desempeñe con efectividad.
12 Preparar a persona que tomará responsabilidades
Incluir manuales, procedimientos y procesos, y organizar las primeras reuniones, contribuirá a que el proceso sea ordenado, con bajo nivel de caos y sensación de mayor autoconfianza en lo nuevo.
13 Tutoría para quien toma su rol
Para facilitar la transición, es recomendable que la persona ascendida tutorice a la que tomará su rol. Casi como un mentor o mentora, estará cerca determinadas horas del día y facilitará el proceso.
14 Para quien dirige: acompañar como líder coach de ambas personas
Sugiero hacerlo bajo el modelo de “líder coach”, es decir, siendo guía, orientación y apoyo. Ayuda a reducir el estrés y la ansiedad que pueden surgir durante el proceso, y a asegurarse de que todos estén alineados y en acción hacia los mismos objetivos.
15 Hacer comunicación formal estratégica
Para asegurarse de que todos los miembros de la empresa estén alineados con los cambios. Por ejemplo, acerca de los pasos, ampliación de responsabilidades y cualquier otro aspecto humano y técnico apuntando siempre a una mayor eficacia.
16 Actualizar organigramas y backups necesarios
Esto evitará posibles malestares, malentendidos o confusiones.
17 Evitar que la persona que toma el puesto reporte a varios líderes al inicio
Para lograr un mayor orden y claridad en la gestión.
18 Realizar reuniones formales de presentación
El objetivo es que las personas se conozcan y se familiaricen con sus nuevas responsabilidades y con la gente clave de su sector y de otros.
19 Hacer reuniones semanales de feedback
Sirve para asegurarse de que la transición funcione; puede ayudar a detectar posibles desvíos y a comprobar que todos estén trabajando hacia los mismos objetivos. Con 20 minutos por semana sería suficiente, si se diseña esa conversación.
20 Establecer 3 KPI que vayas a medir
Se hará mediante comunicación verbal y escrita. Todas las personas estarán informadas y, sobre esa base, se analizará el desempeño y resultados.
21 Asignar responsabilidades de menor a mayor
Hacerlo progresivamente. De esta forma, se dará el tiempo apropiado para que la gente se involucre en su rol, hasta llegar a un dominio total.
22 Evaluar comportamiento, actitud y motivación
Una característica del liderazgo coach es que no solo se centra en los resultados numéricos, sino en las características blandas. En este sentido, propongo que se evalúe el comportamiento (dedicación, enfoque, convivencia), la actitud (positiva, negativa, neutral), y la motivación, que puede ser, en un esquema simple, extrínseca (es decir, dependiente del reconocimiento externo) e intrínseca (personas automotivadas).
23 Detectar oportunidades de mejora en tiempo real
La observación, el cumplimiento de lo que se le delega y el seguimiento consensuado darán pautas para detectar ocasiones de mejora en las personas en su nuevo rol. Se puede aprovechar la conversación semanal de feedback para hacer estos señalamientos, ajustar y avanzar.
24 Ofrecer oportunidades desafiantes
Esto puede implementarse a partir del segundo mes en el rol. Por ejemplo, involucrar a la persona en un proyecto especial.
25 Ampliar espacio de decisión en tercer mes
Se hace una vez que se ha completado la transición; sugiero realizarlo desde el tercer mes para asegurarse de que se sienta cómoda y empoderada en su nuevo puesto.
Por DANIEL COLOMBO
